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1.a.3 Consejos que solo podemos conocer los Cuentis

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1º La percepción que tus clientes tengan sobre la calidad de tu servicio depende, en gran medida, de cómo se sientan. Por eso intenta mantener durante todo el proceso de la organización de la boda la ilusión de los novios. Para ello sé siempre cariñosa (sin extralimitarte) y habla siempre en positivo (sobre todo finaliza las conversaciones con un tono positivo). Haz que Daniel y Daniela se sientan especiales. Aunque saben que no son tus únicos clientes, lo ideal es que sientan que son tus favoritos. (v de Blanca y Joaquín con inserción de Jose diciendo “Toma!”)

2º Tienes que conquistar a los proveedores, así que cuando contactes con ellos por primera vez, sé simpática (pero natural); sé clara (hay pocas cosas peores que alguien que no te dice claramente lo que quiere); ofréceles tu ayuda y deja claro cuanto antes que no eres comisionista (si es que decides no serlo). Notarás que en cuanto les dices esto que se abren como una almeja. (v de una primera llamada a un proveedor. Ricky)

3º Muchas veces no es necesario ofrecer a los novios varios proveedores de un mismo servicio. Si estás haciendo bien tu trabajo, los novios confiarán en ti de tal forma que la mayoría de las veces bastará con que tu les recomiendes un solo proveedor. El que tú honestamente crees que encaja mejor en su boda. Esto es una ventaja para ti porque te ahorra tiempo, pero también es una gran responsabilidad. Sé siempre honesta. No obstante, hay ocasiones en que no aciertas a la primera, o los novios prefieren mirar más opciones.

En relación a esto, hemos oído que algunos wedding planners limitan sus propuestas a equis candidatos (por ejemplo, proponen a los novios tres fotógrafos, pero si ninguna de esas propuestas les encaja y tienen que seguir buscando, entonces les cobran un suplemento). Nosotros no tenemos un límite de propuestas, buscamos tantas veces como nuestros clientes nos lo piden. Sin embargo es muy importante que sepas que no por proponer más proveedores eres mejor wedding planner. Más bien todo lo contrario: estás haciendo un buen trabajo si has entendido bien a tus novios (has hecho un buen briefing y lo has interpretado correctamente) y entre toda la oferta de proveedores has filtrado todo lo que no les interesa para quedarte con los que crees que son los mejores, dando en el clavo a la primera. Como norma general, proponer más de tres proveedores para un mismo servicio es confundir a los novios y agobiarles (con alguna excepción).

4º Ten en cuenta que no eres una mera gestora de su agenda. Para pedir disponibilidad en fincas, consultar precios y agendar citas sirve cualquiera. Tu principal valor añadido es que eres una experta en el sector. Que sabes lo que funciona y lo que no; que sabes quién trabaja bien y quién no; que sabes lo que es barato y lo que es caro. En definitiva, eres una consultora especializada que se ha formado (y que sigue formándose) y que con su sabiduría y honestidad va a hacer que la boda de sus clientes sea mucho mejor. Puede que no sea más barata (te recomendamos que no uses el argumento de ahorrar dinero a los novios), pero seguro que con el presupuesto marcado por los novios conseguirás la mejor boda posible y además harás que los novios disfruten de todo el proceso. Lo que queremos decir es que ya que eres una consultora con conocimientos específicos y consejos valiosos por los que tus novios están dispuestos a pagar tienes que mojarte y opinar honestamente siempre que haga falta. Siempre que tus novios duden, o no sepan qué hacer, o no sepan por qué proveedor decantarse… en definitiva, siempre que te necesiten, tienes que estar ahí con tus consejos libres, honestos e imparciales; recomendándoles lo que crees que les conviene a ellos, no a ti.

1.a.2 Los 4 pasos para organizar una boda

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1º paso: Briefing (recopilación de información):

Es la base de todo, los cimientos de la boda. Sin esta recopilación de información sencillamente no podemos hacer nuestro trabajo. Por lo tanto, es imprescindible que entendamos cómo son los novios, qué es lo que quieren y cuál es su presupuesto.

¿Cómo conseguimos esta información? Pues muy sencillo: preguntando. Lo más normal suele ser en una reunión con los novios (antes de empezar a organizar la boda pero después de que nos hayan contratado) en la que vamos recabando la información, sin embargo también es válido pedirles que te redacten un documento respondiendo a esas preguntas (y dando libertad para que los novios te cuenten lo que quieran).

Es muy importante que entendáis cómo son los novios, qué es lo que quieren y qué presupuesto tienen para conseguirlo. Veamos:

  • Cómo son los novios:

Nosotros mismos, por observación o de forma intuitiva, podemos captar muchas pistas que nos den información acerca de los novios: su forma de vestir y de hablar, su nivel cultural, si son cercanos, si son cariñosos entre ellos… Sin embargo, estas pistas pueden no ser suficiente o incluso podrían llevarnos a confusión, así que directamente lo mejor es preguntar. Nosotros les solemos decir algo del estilo:

“chicos, nos gustaría conoceros lo mejor posible para poder dar en el clavo con vuestra boda. ¿Qué nos podéis contar de vosotros?

…Y a escuchar. Es muy probable que te cuenten cómo se conocieron, cuánto tiempo llevan juntos, cuáles son sus profesiones, si viven juntos, si tienen hijos, lo que les gusta, si están hartos de la suegra porque se mete en todo… En fin, cada pareja es única. Es muy importante que entiendas cuanto antes cómo son tus clientes, para que puedas tratarles de un modo adecuado y sobre todo para que les propongas cosas que les encajen (preferiblemente, a la primera). Imagínate que les recomiendas visitar una finca que está a 50 kms porque crees que les va a encantar pero resulta que van y les horroriza! Sería un desastre absoluto que no te puedes permitir.

– Qué es lo que quieren:

Esta parte es aún más importante que la anterior. Aparte de lo que te cuenten ellos por iniciativa propia, te recomendamos que te informes (preguntando) y tomes buena nota de los siguientes datos:

-El estilo de la boda: Esto es vital, ya que va a determinar la mayoría de las decisiones estéticas de la boda (que son casi todas). Para no enrollarnos más sobre este aspecto, te emplazamos a leer de la página 26 a 33 del Cuentilibro. Hala! Ve y te esperamos a la vuelta 😉

-Fecha de la boda: Aunque no tengan decidida una fecha concreta (suele ser así la mayoría de las veces), seguro que sí que han pensado en qué mes o en qué época del año quieren casarse. Además tenemos que saber si quieren un día de la semana en concreto (el 90% de nuestras bodas son en sábado) o les puede valer otro día de la semana (viernes normalmente, aunque hemos tenido bodas algún domingo o incluso otros días de la semana)

-Número de invitados: Es muy probable que en esta fase inicial aún no se hayan sentado a elaborar la lista de invitados, pero seguro que a grosso modo ya tienen una cifra aproximada (no hace falta que sea muy aproximada, pero sí que necesitamos saber si tenemos que encontrar un salón para ochenta personas o para dos cientas). Por cierto, como dato: está demostrado estadísticamente que de la lista inicial de invitados fallan entre el 20% y el 30%. Siempre. En todas las bodas… incluso cuando los novios dicen: “…no, es que en nuestra boda no va a haber bajas porque solo hemos invitado a gente muy allegada que sabemos que va a venir…” ¡En esas también! Como mínimo el 20% de bajas (ha sido así en las más de 300 bodas en las que hemos participado hasta el momento; cuando se produzca una excepción a la regla actualizaremos este dato ;))

-Boda civil o religiosa: Por razones obvias (más adelante entraremos en las particularidades de unas y otras). En caso de ser civil, además necesitamos saber si desean celebrar una ceremonia en el lugar de celebración (ver trámites legales bodas).

-Boda de mañana o de tarde. No es un dato relevante todavía (a no ser que vayan a celebrar la boda en uno de esos sitios donde se hacen dobletes y se celebra una boda de mañana y otra de tarde),  pero normalmente los novios tienen una preferencia al respecto. En cualquier caso, más pronto que tarde tendrán que tomar la decisión (como muy tarde, en el momento de preparar las invitaciones, porque la hora tiene que estar indicada).

 

            -Qué presupuesto tienen:

Somos conscientes de que a priori puede resultar un poco violento hablar de dinero con tus clientes (y más en esta fase inicial en la que aún no hay mucha confianza). Sin embargo es absolutamente imprescindible hacerlo cuanto antes… por tu tranquilidad y la de ellos. La principal ventaja para ti es el ahorro de tiempo (si sabes lo que tus novios están dispuestos a pagar no perderás tiempo buscando y proponiendo proveedores (y cosas) a las que no pueden/quieren acceder. Además, no “quemarás” a esos proveedores con solicitudes de presupuesto que luego no llegas a contratar). Por añadidura, si no afinas en las propuestas económicas que hagas a tus clientes, puede suceder que propongas cosas demasiado costosas y se tengan que quedar con la miel en los labios (error!!!) o todo lo contrario; que presupongas que están dispuestos a invertir poco en esa partida en concreto y les hagas propuestas que les parezcan pobres y por lo tanto se desilusionen contigo (y como veremos en el capítulo sobre “cómo vendemos”, eso es terrible).

Por todo lo anterior, es muy importante conseguir que tus clientes te den una cifra…. probablemente tendrás que preguntarlo abiertamente:

“Chicos, ¿más o menos qué presupuesto habéis pensado invertir en el total de la boda?”

…y te aseguramos que todos los novios saben más o menos cuánto pueden/quieren invertir. Todos.

2º paso: Distribución presupuestaria

¡Enhorabuena! Ya has sentado las bases de la boda. Has hecho un briefing (de los buenos) y sabes cómo son tus novios, qué es lo que quieren y cuánto están dispuestos a invertir para conseguirlo. Pues el siguiente paso lógico es decidir cómo vamos a distribuir ese dinero. Vamos a ello, pero antes te vamos a pedir que te leas de la página 34 a la 37 del Cuentilibro, cuando acabes, avisa y seguimos avanzanzo 😉

¿Ya? ¡Genial!

Habrás visto en la página 37 una tabla con una orientación aproximada de los importes de cada partida en una boda de tipo medio. Si quieres, puedes tomarla como referencia, pero ten en cuenta que son cifras muy grosso modo y que pueden variar mucho de una zona a otra. Cuando empieces a trabajar y vayas pidiendo presupuestos en tu ámbito geográfico de trabajo, en seguida te familiarizarás con las tarifas de tu zona y en poco tiempo serás una experta.

En cualquier caso, eso no es determinante ahora mismo, ya que en este momento lo que queremos es distribuir el presupuesto. Hagamos un ejemplo:

Supongamos que nuestros novios, Daniel y Daniela,  están pensando en el próximo mes de septiembre y nos han dicho que quieren celebrar una boda para unos 150 invitados, en una hacienda al aire libre cerca de Guadalajara, donde tendrá lugar una ceremonia civil. Además nos han contado que para ellos es importantísimo que la boda sea “suuuuperbonita” (usando sus propias palabras) y también que le dan mucha importancia al aspecto audiovisual (“al final el recuerdo es lo que queda”, nos dicen. Para todo ello no les gustaría invertir más de 30.000 € (sin incluir el viaje de novios ni tus honorarios como wedding planner).

Con estos datos, y si pusiéramos los mismos importes que figuran en la página 37 del Cuentilibro, nos saldrían estas cuentas:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Como verás, nos hemos salido muchísimo del presupuesto, así que solo tenemos dos opciones, o convencer a los novios de que lo aumenten o reducir costes… y normalmente, los novios prefieren la segunda opción.

Llega, por lo tanto, el momento de DEFINIR PRIORIDADES. Es muy importante que los novios entiendan que en todas las bodas, todos los novios del mundo hemos tenido que renunciar a cosas. Tu papel como wedding planner es explicárselo y conseguir que sigan igual de ilusionados con su boda.

Veamos qué ajustes podríamos hacer en el caso de Daniel y Daniela:

Hablando con ellos, resulta que a Daniela le parece un disparate invertir 3000 € en su vestido… que ella más de 2000 no está dispuesta a gastarse. Sin embargo, Daniel, que es muy presumido, sí que quiere hacerse un buen traje a medida, así que su partida es declarada “intocable”.

Pero necesitamos más recortes… sigamos: ¿Foto y vídeo? Tal vez podamos encontrar algo un poco más barato, pero lo cierto es que para ellos era importante este aspecto (recordemos el briefing). Tú como wedding planner ya sabes que las tarifas de los fotógrafos y videógrafos buenos rondan los 2000 euros, así que vamos a intentar recortar por otro lado.

La partida más importante es siempre la de restauración (el banquete), que suele constituir entre un 60% y 70% del presupuesto total. ¿Podrían nuestros novios reducir algo de aquí? ¡Claro! Siempre y cuando estén dispuestos a renunciar a algo y decidan que les compensa por ejemplo prescindir del sorbete de mojito; o acortar una hora la barra libre; o sustituir el solomillo de ternera por confit de pato… Daniel y Daniela son de la opinión de que en las bodas se sirve demasiada comida que al final se acaba desperdiciando (y tienen razón), así que, por convicción ética (y económica ;), deciden apostar por un menú sencillo y fijar un presupuesto de 120 € por persona.

La siguiente partida es la de “Ceremonia” donde incluíamos oficiante, sonorización y decoración. ¿Oficiante? – Sip, así es. La inmensa mayoría de las bodas civiles que se celebran en fincas, hoteles, masías, haciendas, etc. No tienen validez legal y son oficiadas por un actor o actriz (esto está explicado en la página 41 del Cuentilibro) a quien hay que pagar (entre 300 y 500 euros normalmente).

Como tú eres una wedding planner profesional, les explicas a Daniel y Daniela este dato que desconocían y te atreves a proponerles que si tuvieran algún familiar o amigo con cierto desparpajo, buena presencia y capacidad de hablar en público, tal vez podrían pedirle oficiar la ceremonia, con lo cual esta sería mucho más emotiva y cercana (y además se ahorrarían el sueldo del actor). A ellos les encanta la idea y se acuerdan de su primo Manuel, que les parece la figura idónea. Así que de un plumazo les acabas de ahorrar unos 400 euros. ¡Muy bien!

Decoración: Aquí podríamos ahorrar todo lo que quisiéramos. Podríamos no invertir absolutamente nada y conformarnos con la decoración estándar que les pusieran en la finca… pero recordemos que Daniela quería una boda “suuuuperbonita”… y nosotros todavía no estamos capacitados para hacer milagros, así que tendremos que invertir dinero en esto. Los 2000 euros que habíamos previsto para esto son intocables (de hecho, si pudiéramos deberíamos ampliar el presupuesto en decoración).

Tarjetería. Pues más de lo mismo. Una boda “suuuuperbonita”  requiere unas invitaciones a la altura, unas buenas minutas, sitting plan… Venga, de momento vamos a intentar no recortar aquí.

Música: Como Daniel y Daniela no son especialmente melómanos y le dan más importancia a otros aspectos, no les importa renunciar a la música en vivo. Por lo tanto, ni cuarteto de cuerda para la ceremonia, ni banda de jazz para el cóctel ni mucho menos mariachis… habría estado bien, la verdad… pero no está entre sus prioridades, así que nos quedamos con música enlatada y un buen DJ que les cobrará unos 400 euros en total.

Transporte de invitados: Recordemos que íbamos a celebrar la boda en una hacienda cerca de Guadalajara. ¿Cómo de “cerca”? ¿10 Kms? ¿20? En cualquier caso, creemos que es imprescindible poner autobuses para facilitarles las cosas a los invitados, así que esta partida tampoco se toca.

Anillos: Son para toda la vida, sí… y son el símbolo de la unión… pero es que a Daniel le duele en el corazón invertir tanto dinero si no es absolutamente imprescindible… Y tú le dices:

-Claro Daniel, no te preocupes. Hay alianzas desde 60/70 €

-No hombre, tampoco es que quiera unas alianzas de mala calidad, pero si pudiéramos encontrar algo un poco más barato…

-Venga. Pues vamos a fijarnos un presupuesto de 200 € por alianza, que yo creo que encontraremos algo que os guste por ese precio.

-Genial!

Hala pues, presupuesto fijado para alianzas: 400 €. Lo actualizamos en el Excel.

Detalles para invitados:

-Aquí tenía ganas de llegar yo –dice Daniel- vamos a ver cómo lo digo… A mí es que me parece una tontería (en realidad Daniel habría usado otra palabra más fuerte) eso de gastarte el dinero en un sacacorchos o una pashmina o en un espejo o lo que sea para regalar a los invitados y que luego cuando llegan a casa lo metan en un cajón y ahí se quede olvidado. Mi pregunta es ¿pasa algo si no regalamos nada?

-No pasa absolutamente nada, Daniel –le contestas con una sonrisa de aprobación- No puedo estar más de acuerdo. Yo creo que bastante les regaláis ya. No te preocupes, que cuando preparas una boda con cariño y pensando en tus invitados, eso se nota y nadie echa de menos que no le hayan regalado un sacacorchos o un llavero.

-¿Verdad? Pues me quedo más tranquilo. ¿Nos ahorramos ese dinero entonces?

-Tranquilamente. No te preocupes que ya tendremos ocasión de invertirlo en otras cosas si hace falta –le respondes al tiempo que le guiñas fugazmente un ojo (hay que ver qué maja eres ;))

Pues hala. Eliminamos la partida de detalles para invitados y nos ahorramos 600 euros (o más)

Maquillaje y peluquería: Posiblemente podríamos ahorrar algo, pero ya que Daniela va a “comedirse” en la elección del vestido preferiría no escatimar en esto, así que, de momento  mantenemos los 600 € iniciales.

Transporte de novios:

-¿A qué te refieres con esto? –pregunta Daniel, que parece llevar la voz cantante en temas económicos- ¿Al transporte para ir nosotros a la boda?

-Sí. Si os apetece alquilar algún coche especial para llegar a la ceremonia; un coche clásico o algo así..

-Yo creo que no, ¿no?  -Pregunta Daniel buscando la aprobación de Daniela.

-No sé… –responde ella como queriendo quitarse la responsabilidad de la decisión.

-Nada, nada… Si seguramente nadie nos va a ver llegar. Y si no ya le pediremos el favor a mi tío Paco que tiene varios cochazos –zanja él.

Genial. Pues eliminamos el transporte para los novios en nuestro Excel.

Y por último, tenemos la partida de Imprevistos. Nosotros recomendamos reservar un 5% del presupuesto total en previsión de posibles imprevistos (siempre surgen). Contrataciones de última hora, una bola de discoteca que se le antoja al novio, el alquiler de un proyector porque la hermana de la novia ha preparado un vídeo preciosísimo; un cambio de hora de ceremonia que obliga a repetir las invitaciones… En definitiva, un sin fin de cosas que pueden ocurrir. Así que te recomendamos que siempre contemples esta partida, ya verás como tendréis que acabar haciendo uso de ella. Si finalmente no la necesitáis (total o parcialmente) nosotros somos partidarios de destinarla a reforzar la decoración, pero una vez más dependerá de las prioridades de los novios.

Bien. Entonces tomamos nota de todo en nuestra fantástica hoja de gastos, actualizamos los cálculos y obtenemos esto:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

¡Vaya! De repente tenemos un superhábit de 200 € ¡Fantástico! Pues lo añadimos a la partida de imprevistos o a la de decoración (un secreto: nosotros siempre intentamos que inviertan lo máximo posible en la decoración. Es la partida más agradecida.)

¡Buen trabajo! Habéis armado la primera pieza del puzzle. Parece una tontería, pero con este ejercicio tan “sencillo” consigues por un lado saber en qué línea tienes que empezar a trabajar tú y por otro lado has transmitido a tus clientes una SENSACIÓN DE TRANQUILIDAD impagable. Este es uno de los  temas que más agobian a los novios, y el mero hecho de ver reflejado en una hoja de papel que su boda es posible con el presupuesto que tienen les quita una losa de encima.

Una puntualización importante:

En el ejercicio que acabamos de hacer, hemos contemplado solo las principales partidas de la boda de nuestros novios imaginarios Daniela y Daniel. Pero recuerda que cada boda tiene necesidades y prioridades distintas. Así que cuando tengas que hacer este mismo ejercicio con tus clientes reales, analiza muy bien sus necesidades porque es posible que ellos tengan otras partidas distintas (es posible que ellos necesiten alquilar el espacio de celebración, tarta nupcial, alojamiento de invitados, clases de baile, etc, etc.)

Para facilitarte la labor de distribuir el presupuesto de tus clientes hemos preparado una plantilla de Excel que puedes descargar aquí (link de descarga “distribución de presupuestos”)

3º paso: Elabora un cronograma de la planificación de la boda. O, dicho de otra forma, explícales a los novios cómo va a ser el proceso de organización; qué pasos vais a ir dando y en qué momento. Para ello, nosotros empleamos un Diagrama de Gantt   (es lo que tienes en las páginas 12 y 13 del Cuentilibro). Para ponértelo muuuy fácil te hemos preparado un Excel con las principales tareas de una boda y los tiempos aconsejables para realizar cada una de ellas. Puedes usar este documento siempre que quieras y modificarlo y adaptarlo a cada boda (pero recuerda que es solo para ti, no permitas que le llegue a la competencia ;)). Descárgalo aquí (link de descarga “Cronograma de una boda” )

Te recomendamos que les expongas este tema a los novios cuanto antes. De hecho, te recomendamos que lo habléis en la misma reunión en la que tratéis el presupuesto.

Probablemente en este momento te estarás diciendo “vale, les explico a los novios cuáles van a ser los pasos… pero es que ahora mismo yo no sé cuáles son esos pasos”. Tienes razón, ahora mismo aún no lo sabes… pero lo vas a saber en seguida por que te los vamos a explicar ya:

La organización de una boda requiere muchas tareas que hay que planificar, prever y ejecutar. Muchas. Sin embargo, no son las mismas en todas las bodas… ni hay porqué realizarlas todas en el mismo orden. Solo hay cuatro pasos básicos que sí te recomendamos que efectúes en este orden:

1º Elección del lugar y la fecha. Como explicamos en el Cuentilibro (páginas de la 44 a la 55), esta es una de las decisiones más importantes de la boda. Es el punto de partida de toda la organización. La piedra angular en torno a la cual se construye el resto de la boda. El lugar elegido determinará muchos aspectos. Según dónde esté tendremos diferentes necesidades de transporte de invitados y de costes asociados de desplazamiento de proveedores; dependiendo de cómo sea nos condicionará la decoración, las necesidades de mobiliario o iluminación, etc.

Por otro lado, para poder seguir avanzando en la contratación de proveedores necesitamos saber la fecha de la boda. Ningún proveedor (o casi ninguno) se va a comprometer con nosotros si no le decimos la fecha… Por lo tanto, encontremos cuanto antes el lugar de celebración y decidamos la fecha.

En este sentido, lo normal es que tus clientes preferencia por un sitio que reúna unas características aproximadas (por ejemplo que tenga jardines, que no tenga carpa de plástico y que me dejen trabajar con el catering de mi primo), una fecha aproximada (al final del verano, por ejemplo) y una zona geográfica aproximada (Guadalajara y alrededores, por ejemplo). No obstante, es posible que tengas algún cliente para los que sea imprescindible casarse en un lugar en concreto (en cuyo caso tendrán que ser flexibles en cuanto a la fecha y amoldarse a la disponibilidad de ese sitio) o en una fecha en concreto (en cuyo caso solo podrán elegir entre los sitios que tengan libre esa fecha)… pero, como decimos, no es lo normal.

 

2º Trámites legales. Bodas de Cuento nunca entra en la gestión de los trámites legales. Hay determinadas gestiones que obligatoriamente tienen que hacer los propios novios personalmente; además, cada ayuntamiento tiene potestad para imponer sus propios requisitos o limitaciones (sería imposible conocer las de todos los ayuntamientos). Sin embargo, sí que conocemos los requisitos de las ciudades donde más trabajamos y sobre todo los plazos aproximados de tramitación de los expedientes (no tarda lo mismo un ayuntamiento congestionado como el de Zaragoza que otro más pequeño como Aranda del Moncayo, por poner un ejemplo). En cualquier caso, cuando tenemos clientes que van a contraer matrimonia en algún ayuntamiento que no conocemos y los novios nos piden ayuda es tan sencillo como descolgar el teléfono, llamar al ayuntamiento en cuestión e informarnos para asesorarles (o aún más sencillo, que llamen ellos directamente y así no se pierde información). Te recomendamos que hagas lo mismo y que consultes e interiorices cómo son los trámites en tu ciudad.

Dicho esto, hemos recopilado y resumido en un documento los trámites para la celebración de bodas civiles y católicas (entre ambas conforman el 95 % de las bodas en España). Puedes descargarlo aquí (link de descarga “Trámites legales matrimonio en España”)

 

 

3º Contratación de proveedores clave. Como explicamos en las páginas 56 y 57 del Cuentibro hay ciertos proveedores que son muy importantes para el éxito de la boda. Son auténticos profesionales y los necesitamos. La mala noticia es que son únicos y, como no pueden estar en dos sitios a la vez, si los queremos en nuestra boda tenemos que contratarlos antes de que nos los quiten.

¿Y cuáles son esos proveedores clave? Pues depende de cada boda, de lo que para los novios sea imprescindible… en algunos casos puede ser el fotógrafo, o el videógrafo, o a lo mejor un músico en concreto… Hay ciertos profesionales (como floristas o reposteros) que, aunque sí pueden hacer más de un trabajo en el mismo día, solo pueden aceptar un número limitado de encargos, así que, si tenéis claro (tú y los novios) que queréis trabajar con esos proveedores, cuanto antes se lo comuniquéis y confirméis para que os reserven la fecha, mejor.

Normalmente, cuando pensamos en estos proveedores clave, se nos viene a la mente el fotógrafo o el videógrafo, pero lo cierto es que también podría ser el alquiler de un determinado vehículo, un determinado sastre, una determinada maquilladora… en fin, como ya ha quedado claro, dependerá de las prioridades y las necesidades de tus clientes.

Todas las demás tareas (aún siendo muy necesarias) no tienen un momento o un orden determinado. En general, no es relevante si contratamos a la empresa de autobuses con ocho meses de antelación o con uno; o si elegís el vestido de la novia con nueve meses o con cuatro (¡ojo! Hay ciertas marcas como Pronovias o Rosa Clará que sí exigen seis meses de antelación)

En el documento “Cronograma de una boda” tienes el listado con las principales tareas de una boda y las fechas aproximadas en las que nosotros recomendamos realizarlas… aunque, como ya hemos dicho, si tú consideras encargar la tarta con cuatro meses de antelación en vez de dos porque para tu organización interna o de la propia boda lo consideras mejor, pues no pasa absolutamente nada 😉 Además, en el Cuentilibro (páginas de la 62 a la 111) tienes muchísimos consejos e información para realizar estas tareas.

Lo importante es que actúes siempre con sentido común; cada boda tiene necesidades distintas, presupuestos distintos y prioridades distintas así que, como decimos en Aragón, “una cosica después de otra”.

Ahora que ya sabes cuáles son las tareas que hay que hacer en una boda, retomemos el tercer paso, el de realizar el cronograma de la boda junto con los novios. ¿Quieres que pongamos un ejemplo de cómo lo haríamos nosotros? ¡Vamos allá! (Posible vídeo)

Supongamos que Daniel y Daniela (seguimos con ellos) nos han contratado a mediados de julio y que (como nos contaron cuando hicimos el briefing) se quieren casar en septiembre del año siguiente. Nosotros les diríamos algo así:

-Muy bien, chicos. Ahora que hemos cuadrado el presupuesto vamos a explicaros los pasos que vamos a ir dando para organizar la boda. Tened en cuenta que lo que vamos a hacer ahora es orientativo. Nos viene muy bien como guía y para ordenar ideas, pero no es un documento rígido y cerrado. La boda es un proyecto vivo y como tal habrá muchas cosas que tengamos que actualizar o cambiar. ¿Vale?

-Vale -responde Daniela un poco ansiosa por empezar

Entonces, nosotros cogemos y dibujamos una tabla en la que las columnas son los meses y las filas las tareas que hay que hacer. Sería algo como esto:

Nosotros, que tenemos muchas cosas que mejorar (somos conscientes de ello), solemos dibujar esta tabla a mano alzada delante de los clientes. Si tú prefieres utilizar herramientas informáticas ¡genial! (una simple hoja de Excel puede servir, o una plantilla que hayas maquetado si tienes nociones de diseño gráfico)

En esta plantilla vamos apuntando las principales tareas de la boda en el orden en que las vamos a realizar. Volvemos a la conversación con nuestros novios y les diríamos algo del estilo:

-Vale. Lo primero que tenemos que hacer es encontrar el lugar de celebración y definir la fecha exacta. Esta es la pieza más importante del puzzle. Hasta que no tengamos esto definido no podremos avanzar con la contratación de los demás proveedores. Con lo que nos habéis contado ya tengo en mente varios sitios que os podrían encajar. Si os parece bien, a lo largo de esta semana voy a hacer unas llamadas para que me cuenten disponibilidad y tarifas y cuando lo tenga todo claro os contamos.

-¡Qué bien! –interrumpe Daniela… desde luego, esta chica es pura ilusión J

-Si os gustan las opciones que os pasemos (que yo creo que sí), concertamos cita y vamos a visitarlos. ¿Vosotros qué disponibilidad tenéis?

-Pues entresemana complicado… porque Daniel trabaja mañanas y tardes (hace un par de años montó una empresa de comunicación y publicidad que funciona bastante bien, pero, claro, ya se sabe que los emprendedores tienen que dedicar todas las horas del día) –contesta Daniela con cierta resignación- Y yo voy a turnos de mañana o de tarde, pero hasta la semana anterior no me lo dicen en el hospital, así que para organizarnos un poco mal.

-Bueno, pero yo si me organizo me puedo escapara una tarde o una mañana, que para eso soy el jefe –puntualiza Daniel.

-Vale, pues lo dicho –contestamos- en cuanto tenga la información os la pasamos y ya encontraremos un hueco para ir a ver las haciendas que os gusten.  Intentaremos organizarlo para poder ver varias en una mañana.

-Genial –aprueba Daniela.

 

-Entonces quedamos en eso –decimos zanjando el tema- Y si por un casual no os gusta ninguna de las opciones que os propongamos seguimos buscando. En cualquier caso, vamos a ponernos como objetivo tener cerrado el lugar y la fecha entre la semana que queda de julio y agosto (y lo marcamos en nuestro dibujo):

-Una vez definido esto –continuamos- el siguiente paso es contratar a los proveedores clave. Tened en cuenta que los buenos profesionales están muy solicitados, así que cuanto antes lo cerremos, mejor. Por lo que nos habéis contado hasta ahora, necesitamos un buen fotógrafo y un buen videógrafo ¿Hay alguna otra cosa importantísima que debamos contratar cuanto antes?

Daniel y Daniela se miran como interrogándose mutuamente y finalmente ella dice con voz un poco titubeante:

-No, yo creo que no.

-El maestro de ceremonias –anuncias con la satisfacción de saber que eres una gran profesional- Os aconsejo que habléis con el primo Manuel cuanto antes, no vaya a ser que no pueda (o no quiera)

-¡Ay! Es verdad, Manuel. Sí, tendremos que decírselo cuanto antes para que se organice. Yo creo que la va a hacer mucha ilusión

-Y ya que estamos… yo cerraría cuanto antes el tema de la peluquería y maquillaje. Ya hablaremos de ello cuando llegue el momento, pero tengo alguien en mente que creo que te va a encantar. Vamos a intentar tener resueltos estos temas en septiembre/octubre, aunque si nos metemos en noviembre tampoco pasa nada. Lo apunto:

-Tu vestido. ¿Te parece bien que lo empecemos a mirar en octubre también?

-Ay, sí. Yo por mí cuanto antes, que estoy deseando.

-¿Y ya tienes una idea de lo que quieres? Bueno, no me respondas, ya lo hablaremos tú y yo en privado jajaja

Daniela también se ríe al tiempo que asiente cómplice.

-Daniel, tu traje como es más fácil, propongo que lo empieces a mirar en enero. ¿Te parece bien? –preguntamos para poder avanzar.

-Ah, yo por mí, sí. Lo que tú digas.

-Y los autobuses ¿también en enero? Así ya tendréis un poco más clara la lista de invitados y podremos afinar un poco más –proseguimos.

-Genial!

…y vamos apuntándolo todo en nuestro diagrama de gantt:

 

Y así proseguimos con todas las demás tareas una tras otra. El proceso es siempre el mismo: proponemos un período de tiempo y lo anotamos.

Damos por hecho que has entendido perfectamente el ejemplo y que has captado el tono que solemos emplear con la mayoría de nuestros clientes (creemos que también es importante para ti saber esto), así que, de momento vamos a dejar el ejercicio de los diálogos literarios… que nos da miedo aburrirte 😉

Por lo tanto, una vez repasadas las tareas importantes con los novios, podría quedarnos un cronograma más o menos así:

¡Wow! La verdad es que ha sido un trabajo duro. Esta reunión con Daniel y Daniela ha sido intensa. Nos ha llevado tres o cuatro horas, pero la verdad es que vale la pena. TE ASEGURAMOS QUE VALE LA PENA. Primero porque a ellos les da una tranquilidad inmensa. Sienten que su boda está bajo control; les hemos liberado del estrés y sienten que están en buenas manos. De hecho sienten que nuestros honorarios es el dinero mejor invertido de la boda ¡Yuhuuuuu!

Pero es que además, desde nuestro propio punto de vista, hablando egoístamente, ya hemos hecho lo más difícil: hemos pensado y armado la parte complicada de la boda, la estructura, el esqueleto. A partir de ahora solo nos falta el cuarto y último paso:

4º paso: Ejecutar lo previsto en los pasos 2º y 3º Bajo el criterio de “Una cosica detrás de otra”  Este es el último pasa y en realidad es el más importante, porque todo lo de planificar está muy bien, pero al final hay que ACTUAR!!! Si no, todo lo anterior no sirve de nada.

Este paso consiste simple y llanamente en ir realizando todas las tareas que habíamos previsto en el cronograma ciñéndonos a los presupuestos que habíamos marcado (si tiene que haber alguna desviación que sea con consentimiento de los novios) y en los plazos que habíamos marcado. Sin más.

¿Y como las realizamos? Pues ¿cómo va a ser? Con sentido común. Por poner un ejemplo, cuando llegue el momento de buscar autobuses para los invitados el proceso sería algo así: hablaremos con los novios para que nos informen del número de invitados que calculan que hay que transportar y en función de lo que nos digan, de las horas y lugares de salida y de las horas y destinos de regreso solicitaremos presupuesto a varias empresas de autobuses (a nosotros nos gusta consultar a tres distintas). Recopilaremos la información obtenida de las distintas empresas, la ordenaremos y se la trasladaremos a los novios, ellos decidirán con cuál se quedan; nos pondremos en contacto con la empresa a la que van a contratar para comunicárselo (y aconsejablemente también a las que no van a contratar para que lo sepan… siempre agradecen este gesto); la empresa contratada nos dará instrucciones para formalizar la reserva (normalmente efectuar un pago), nosotros se las trasladaremos nuevamente a los novios; ellos pagarán y tarea finalizada… a otra cosa mariposa J

Pudiera ser que en ese proceso los novios te pidieran tu opinión. Si esto sucede, se la das honestamente y ya está (en el caso concreto de los autobuses lo más probable es que nos rijamos por el criterio económico, ya que normalmente no existe diferencia de calidad entre unas empresas y otras).

¿A que es puro sentido común? Seguro que tú lo habrías hecho igual, pues eso. Con todas las demás tareas haremos lo mismo, sentido común. El proceso de forma muy resumida para contratar cualquier servicio es:

Recopilar información => filtrar y hacer una propuesta a los novios => contratar

Como les explicamos a los novios, el cronograma que hemos elaborado con ellos no es un documento rígido e intocable. Si por algún motivo retrasamos o adelantamos alguna de las tareas, no pasa absolutamente nada. Es muy importante que les expliques esto a los novios y que lo entiendan.

Y otro consejo importantísimo que queremos darte es que procures ir siempre un paso por delante de los novios en la organización. Que no sean ellos los que tengan que decirte “oye, que nos dijiste que empezaríamos a mirar mi vestido en octubre y ya estamos a mediados de noviembre y no sabemos nada de ti”. Ese sería una de los peores errores que podrías cometer, porque ellos empezarían a perder la confianza en ti… y no hay nada peor para un wedding planner que perder la confianza de sus clientes. Para evitarlo, te recomendamos que te agendes todas las tareas (nosotros nos ponemos alarmas en Google Calendar, pero si tú prefieres cualquier otra herramienta, genial). Es muy muy importante que seas organizada en este sentido.

Y así, querida amiga, es como nosotros organizamos nuestras bodas. No hay más. Como verás, todo nace del sentido común (no nos cansamos de repetirlo). No obstante, aunque a nivel puramente organizativo no hay más secretos, sí creemos que hay ciertos secretillos que toda Cuentialumna debe saber. Por eso vamos a darte estos…

 

1.a.1 alcance del servicio. Lo que ofrecemos y lo que se espera de nosotros

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Alcance del servicio. Lo que ofrecemos y lo que se espera de nosotros.

El servicio de organización es el más completo que ofrece nuestra empresa. En él están incluidos los servicios de Decoración y Coordinación y, además la organización de toda la boda y el asesoramiento continuo en cualquier aspecto relacionado con la boda.

Ayudamos a los novios a gestionar todos los preparativos y les vamos indicando cuáles son los pasos que deben dar y cuándo los tienen que dar. Les asesoramos en todo lo que necesiten; buscamos, seleccionamos y recomendamos a los profesionales y servicios que mejor se adapten a ellos…

En definitiva, los novios que nos contratan este servicio nos tendrán a su lado durante todo el proceso, ayudándoles en todo lo relacionado con su boda.

Como nos dijo una novia en cierta ocasión tras explicarle en qué consistía este servicio: “…entiendo, ¡entonces esto es como una tarifa plana!” Pues sí, podría decirse, que sí (y desde entonces lo explicamos así).

Profundizaremos en los servicios de Decoración y Coordinación en sus respectivos módulos, así que ahora vamos a centrarnos exclusivamente en la parte de organización y planificación de una boda.

Ready? Wedding? Go!!!

 

Antes de nada, tenemos una noticia que darte: Cualquiera puede organizar una boda si tiene Google y un teléfono. Bueno… también es necesario un poco de sentido común y disponer de un poco de tiempo… pero la realidad es que desde siempre la gente se ha organizado sus propias bodas. Que hayan salido mejor o peor y que hayan disfrutado del proceso o no… eso ya es otra cosa. Con esto simplemente queremos decir que la técnica para organizar una boda desde cero no es un gran secreto al alcance de una élite limitada. De hecho, de la multitud de tareas que hay en una boda, solo hay 5 pasos muuy importantes que sí que te recomendamos que hagas en el siguiente orden

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